اين بخش كه از دو كادر اداری مجرب تشكيل يافته است، موظف به تشكيل پرونده برای كودكان مبتلا به سرطان و بیماری های شبه سرطانی بستری در بيمارستان كودكان تبريز جهت دريافت شماره پرونده محک، دريافت اسناد دارویی و درمانی، ثبت و ارسال اسناد و پيگيري جهت دريافت هزينه های بيماران مي باشد. همچنين تقسيم اقلام ارسالي از موسسه محك از قيبل پوشاک، اسباب بازی، نوشت افزار و … در محل جمعيت و بيمارستان كودكان تبريز نيز از ديگر وظايف اين واحد مي باشد.
برخی از فعاليت های اين بخش عبارتند از:
• دريافت مدارک و تشكيل پرونده بيماران تحت پوشش محک (زير 14 سال) و بيماران شبه سرطانی (ضعف سيستم بدنی) تحت پوشش جمعيت
• بررسی مدارک و هزينه هاي درمان اين كودكان و ارسال آنها به محك و يا تامين هزينه ي آنها توسط جمعيت
• ارتباط مستمر با بخش مددكاری موسسه محك تهران به عنوان تنها همكار اين موسسه در شمالغرب كشور
• حضور در بخش خون و آنكولوژي بيمارستان كودكان تبريز به منظور سهولت در جمع آوری مدارک و پرداخت هزينه های درمانی، برای خانواده های ايرانی و مراجعين خارجی